Администратор - это специалист, который отвечает за организацию и координацию работы различных учреждений. Его главная задача - обеспечить бесперебойную и эффективную работу вверенного ему объекта.
Администраторы выполняют широкий спектр обязанностей: следят за порядком и чистотой в помещениях, контролируют работу персонала, составляют графики смен и отпусков, ведут документацию и отчётность. Также они часто взаимодействуют с клиентами и посетителями - встречают их, консультируют, решают возникающие вопросы и конфликтные ситуации.
В зависимости от места работы могут быть и дополнительные обязанности. Например, в гостиницах они могут отвечать за заселение и выселение гостей, бронирование номеров. В ресторанах - следить за своевременной подготовкой зала к приёму посетителей, контролировать работу официантов и барменов. В медицинских центрах в их обязанности часто входит ведение записи на приём к врачам.
Работа требует хороших коммуникативных и организаторских способностей, умения работать в режиме многозадачности, стрессоустойчивости. Нужно уметь находить индивидуальный подход к людям, быть вежливым, доброжелательным и решительным одновременно.
Профессия востребована во многих сферах, ведь практически любой бизнес, связанный с обслуживанием клиентов, нуждается в таких специалистах. Поэтому у представителей этой профессии, как правило, не возникает проблем с трудоустройством.
Организация работы: открытие и закрытие объекта, контроль соблюдения распорядка дня и правил внутреннего распорядка, обеспечение чистоты и порядка в помещениях.
Работа с персоналом: составление графиков работы, ведение табеля учёта рабочего времени, контроль трудовой дисциплины, координация действий сотрудников.
Взаимодействие с клиентами: встреча и консультирование посетителей, приём звонков, работа с жалобами и конфликтными ситуациями.
Ведение документации: работа с договорами, счетами, накладными, подготовка отчётов для руководства.
Материальная ответственность: контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и оборудования, проведение инвентаризаций.
Рабочее место
Рабочее место администратора - это, как правило, ресепшн или стойка регистрации при входе в учреждение. Обычно оно представляет собой стойку, за которой располагается рабочий стол с компьютером, телефоном, факсом, принтером и другой необходимой офисной техникой. Рабочее место всегда должно быть чистым и опрятным, ведь это "лицо" учреждения, первое, что видят посетители при входе. Поэтому здесь недопустим беспорядок, все предметы должны лежать на своих местах.
Необходимое образование
Строгих требований к образованию администраторов нет. Эту должность часто занимают люди как с высшим, так и со средним профессиональным образованием, а иногда и вовсе без специальной подготовки. Многое зависит от специфики и уровня организации.
Наиболее предпочтительным для работодателей является высшее образование в сфере гостиничного или ресторанного бизнеса, туризма, менеджмента, экономики. Такие специалисты хорошо знакомы со спецификой сервисной деятельности, владеют навыками управления персоналом, понимают основы экономики и маркетинга.
Среднее профессиональное образование тоже приветствуется. Например, диплом колледжа или техникума по специальностям "Гостиничный сервис", "Менеджмент", "Документационное обеспечение управления и архивоведение". Такие выпускники владеют необходимыми практическими навыками и могут сразу приступать к работе.
Однако нужно понимать, что отсутствие профильного образования может стать препятствием для карьерного роста. На руководящие позиции в крупных компаниях, как правило, претендуют специалисты с высшим образованием и опытом управленческой деятельности.
Необходимые личностные качества
Грамотная устная и письменная речь. Администратор - лицо компании, поэтому он должен уметь ясно и красиво излагать свои мысли, не допускать ошибок в документах и переписке.
Клиентоориентированность. Главная задача профессионала - обеспечить максимальный комфорт и удовлетворённость клиентов. Он должен быть нацелен на поиск оптимальных решений для каждого посетителя.
Дисциплинированность и пунктуальность. Администратор подает пример остальным сотрудникам, поэтому должен строго соблюдать правила внутреннего распорядка, вовремя приходить на работу, не опаздывать на встречи.
Презентабельный внешний вид. Администраторы часто работают в зоне прямой видимости клиентов, поэтому должны иметь опрятный и представительный вид, соблюдать дресс-код.
Обучаемость и желание развиваться. Хороший специалист всегда стремится узнавать что-то новое, осваивать современные технологии и методы работы, повышать свою квалификацию.
Востребованность и перспективы
Профессия достаточно востребована на современном рынке труда. Практически в любой сфере услуг - в гостиницах, ресторанах, салонах красоты, медицинских и спортивных центрах - требуются специалисты, способные эффективно организовать работу и обеспечить высокий уровень сервиса для клиентов.
По данным различных сайтов по поиску работы, вакансии администраторов составляют значительную долю от общего числа предложений в сфере услуг. Причём спрос на таких специалистов остается стабильным даже в периоды экономических спадов, ведь услуги, связанные с обслуживанием клиентов, нужны всегда.
Что касается перспектив карьерного роста, то здесь многое зависит от личных качеств и амбиций специалиста. Для начинающих это хорошая возможность познакомиться со спецификой работы в сфере услуг, получить ценный опыт взаимодействия с клиентами и управления персоналом.
В дальнейшем успешный администратор может претендовать на позиции менеджера смены, руководителя службы приёма и размещения, менеджера по работе с клиентами. Некоторые переходят в смежные области - маркетинг, продажи, управление персоналом. Те, кто обладает предпринимательской жилкой, нередко открывают свой собственный бизнес в сфере услуг.
Однако нужно понимать, что карьерный рост во многом ограничен спецификой функционала. Это не та профессия, которая предполагает быстрое продвижение по карьерной лестнице и переход на топ-позиции в компании. Для многих это потолок развития.
К тому же, работа администратора, несмотря на востребованность, не относится к числу высокооплачиваемых. Зарплаты в этой сфере часто ниже средних по рынку, особенно в регионах. Многое зависит от уровня и престижности конкретной организации.
Видео о профессии
Профессия "Администратор"
Возможные специализации
Администратор гостиницы: отвечает за приём и размещение гостей, бронирование номеров, решение текущих вопросов постояльцев. Должен хорошо знать структуру отеля, уметь работать с системами бронирования.
Администратор ресторана: организует работу зала, контролирует официантов и барменов, решает вопросы гостей. Нужно разбираться в меню, знать основы сервировки и обслуживания.
Администратор медицинского центра: ведёт запись пациентов на приём, оформляет медицинскую документацию, отвечает на вопросы по услугам клиники. Желательно медицинское образование.
Администратор салона красоты: встречает клиентов, консультирует по услугам и ценам, ведёт запись, координирует работу мастеров. Нужно хорошо разбираться в бьюти-услугах.
Администратор фитнес-клуба: оформляет клубные карты, следит за порядком в залах, решает текущие вопросы клиентов. Желательно спортивное образование или опыт работы в фитнесе.
Администратор учебного центра: консультирует по образовательным программам, оформляет договоры, составляет расписание занятий.
Администратор торгового центра: следит за порядком в зонах общего пользования, координирует работу обслуживающего персонала, взаимодействует с арендаторами.
Системный администратор: отвечает за бесперебойную работу компьютерной техники и ПО в организации, помогает сотрудникам с IT-проблемами. Обязательно профильное техническое образование.
Интересные факты о профессии
В некоторых японских отелях работают администраторы-роботы. Они могут приветствовать гостей, отвечать на простые вопросы, помогать с багажом. Один из таких роботов-администраторов - человекоподобный андроид по имени Чихира Джунко.
В отеле "Henn na Hotel" в Японии администраторами работают не только роботы, но и живые динозавры. Точнее, роботизированные динозавры, которые приветствуют гостей на ресепшн и помогают с оформлением.
В отеле "Westin New York at Times Square" есть специальная должность администратора по бегу (Running Concierge). Он составляет беговые маршруты для гостей, проводит групповые пробежки по городу.
В штаб-квартире компании Zappos, известной своим уникальным подходом к корпоративной культуре, всех новых сотрудников, независимо от должности, сначала стажируют на позиции администратора колл-центра. Это помогает им лучше понять клиентов и философию компании.
История профессии
Профессия администратора имеет богатую историю, уходящую корнями в далекое прошлое. Слово "администратор" происходит от латинского "administratio", что означает "управление, руководство". И действительно, на протяжении веков администраторы играли важную роль в управлении различными организациями и учреждениями.
В Древнем Риме существовали должности, которые можно считать прообразами современных администраторов. Например, в римских банях (термах) были специальные служащие, следившие за порядком и распределением мест. А в римских "коллегиях" (профессиональных или религиозных объединениях) были управляющие, ведавшие организационными вопросами.
В Средние века функции администраторов часто выполняли монахи в монастырях и приходские священники. Они вели учет имущества, распределяли обязанности, следили за порядком в общине. С развитием городов и торговли появились светские управляющие - мажордомы в замках знати, старосты в ремесленных и купеческих гильдиях.
Однако профессия администратора в современном понимании сформировалась гораздо позже, с развитием индустриального общества. В XIX веке с ростом промышленности, транспорта, сферы услуг возросла потребность в людях, способных эффективно организовать работу предприятий и учреждений.
Особую роль в становлении профессии сыграло развитие гостиничного бизнеса. Первые большие отели, появившиеся в Европе и Америке в середине XIX века, нуждались в специалистах, которые могли бы обеспечить слаженную работу всех служб и высокий уровень обслуживания клиентов. Именно тогда сформировались многие стандарты и принципы работы администраторов, актуальные до сих пор.
В XX веке с ростом сферы услуг профессия администратора становится всё более востребованной и дифференцированной. Появляются специализированные администраторы в медицинских учреждениях, учебных заведениях, спортивных центрах, салонах красоты и множестве других.
